Alles wat je moet weten over het geven van feedback

Hoe voel jij je als je een collega iets wil vertellen over wat jou stoort in zijn of haar gedrag? Misschien loop je er al wel lang mee rond of is het iets dat je telkens weer frustreert en dan denk je ‘Ik moet dit eigenlijk toch echt eens zeggen’? Ben je dan ineens zo zenuwachtig of terughoudend dat je het toch niet doet? Of weerhoudt je innerlijke criticus je er telkens weer van, zoals: wat als je collega dat gedrag niet herkent? Of wat als die net boos wordt? Velen vinden het stressvol of moeilijk om negatieve feedback te geven. We willen mensen niet kwetsen en we willen niet dat ze teleurgesteld of boos worden. Toch zegt 92% van de werknemers dat constructieve feedback, wanneer op een goeie manier gegeven, hun prestaties verbetert. Regelmatige feedback is onmisbaar als je samenwerkt met anderen. Je moet zo nu en dan kunnen zeggen dat het werk van de ander niet in orde is, of juist heel erg goed is. Op die manier kan je elkaar bijsturen en laten groeien.

Geef je leiding? Dan is het voor jou extra belangrijk dat je feedback op een goede manier weet te hanteren, ook voor jezelf!

In deze blog vertellen we je meer over hoe je dat kan doen.

Waarom feedback zo waardevol is

Effectieve feedback is krachtig en belangrijk om te geven. Het stuurt gedrag bij om zo efficiënter doelen te realiseren (Gagné & Deci, 2005). Welke voordelen brengt feedback met zich mee?

• Als je weet hoe je op de juiste manier terugkoppelt, creëer je een minder stresserende en aangenamere werkomgeving.
• Het zorgt voor een stabielere en productievere werkomgeving voor iedereen.
• Het stimuleert de continue ontwikkeling.
• Werknemers zijn beter aangepast aan snelle veranderingen en de complexiteit van de omgeving.
• Het verhoogt de betrokkenheid van werknemers.

Traditioneel worden prestaties vaak benaderd in een cyclisch proces met functioneringsgesprekken en evaluatiegesprekken. Veel krachtiger is een bedrijfscultuur met continue feedback vanuit de dagelijkse werking. Op deze manier kunnen werknemers systematisch werken aan hun persoonlijke ontwikkeling. Feedback wordt meer dan ooit beschouwd als een essentiële hefboom om de samenwerking tussen mensen te vergroten. Wanneer je het ziet als een kans om te ontwikkelen, open je de poorten naar groei en betere prestaties (Stone & Heen, 2015). Een feedback-rijke omgeving leidt dus tot betere bedrijfsresultaten, maar hoe begin je hieraan?

Je boodschap verbindend brengen: hoe doe je dat?

De volgende vier stappen kunnen jou helpen om constructieve feedback te geven (naar de theorie van Insights Discovery):

1. Start met de feiten. Wat is er daadwerkelijk gebeurd?
2. Geef je dieper gevoel weer. Ga in op hoe jij het ervaren/gepercipieerd hebt. Maak aan de hand van een ik-boodschap duidelijk wat het gedrag met jou als betrokkene precies doet.
3. Vertel de andere over jouw “innerlijke dialoog”, hoe komt het gedrag op jou over? Geef de ander de gelegenheid te reageren. Vraag of de ander je heeft begrepen en of hij zich het voorval hetzelfde herinnert als jij. Is dat niet het geval, licht je boodschap dan toe met aanvullende voorbeelden. Durf om een reactie te vragen: “Begrijp je wat ik bedoel?”.
4. Geef aan wat anderen volgens jou moeten doen. Je wilt graag dat de ander zijn gedrag verandert. Help hem daarbij door duidelijk te zeggen hoe je het dan wilt: “Ik zou het fijn vinden om samen naar zakelijke afspraken te gaan, zodat we vooraf een rolverdeling en gespreksstrategie kunnen afspreken. Dan ga ik met meer vertrouwen het gesprek in.” Je geeft dus aan welk het gewenst gedrag is dat je voortaan wil zien. In het geval van positieve feedback geef je erkenning of waardering voor bepaald gedrag met de boodschap dat de persoon dit gedrag mag blijven vertonen. In het geval van kritische feedback wil je onjuiste acties of ongepast gedrag corrigeren, hierbij geef je aan wat de persoon beter zou doen in de toekomst.

Hoe zorg ik ervoor dat ik afstem en verbind bij het geven van feedback?

Om te zorgen dat je feedback goed opgenomen wordt door de ontvanger, is het belangrijk om af te stemmen op de persoon waaraan je feedback geeft. De persoonlijkheid is hierbij cruciaal. Elke persoon is anders, denk maar aan lichaamstaal, handdruk, gezichtsexpressie, oogcontact, de manier waarop we een mail versturen, …. Door echt af te stemmen op de persoon, zal de feedback beter ontvangen worden. Een volgende stap is om verbinding te maken. Verbinding zorgt voor begrip en engagement langs beide zijden. Dit doe je door empathie te tonen, goed te luisteren en de andere ruimte te laten om te spreken. Zorg ervoor dat de ander u begrijpt en dat u de zaken op een logische en rationele wijze overbrengt. Let op non-verbaal gedrag en vat op het einde samen om misverstanden te vermijden.

6 succestips

1. Neem de tijd om echt aanwezig te zijn en je volledig te kunnen concentreren op de persoon waaraan je feedback geeft.
2. Smeed het ijzer als het warm is, niet als het heet is, want dan wordt de boodschap vaak te veel overschaduwd door eerste emoties.
3. Breng je boodschap helder en neutraal, zonder beschuldigingen. Laat OMA thuis (Opinies, Meningen, Adviezen).
4. Feedback waarin de woorden ‘altijd’ of ‘overal’ of ‘nooit’ in voorkomen, slaat de plank mis.
5. Koppel terug op wat iemand gedaan heeft en niet op hoe hij is. Beschrijf dus alleen gedrag dat iemand kan veranderen.
6. Zorg ervoor dat je veel meer positieve dan negatieve feedback geeft, zo heb je zelf de gewoonte aangeleerd om regelmatig feedback te geven én zo kan een negatieve boodschap ook beter landen.

Bronnen:

Self-determination theory and work motivation Maryle Gagné & Edward Deci. (Uit: Journal of Organizational Behavior, p331–362, 2005)

Boek: Thanks for the feedback, the science and art of receiving feedback well (2015). Auteurs: Douglas Stone & Sheila Heen.

(https://hbr.org/2014/01/your-employees-want-the-negative-feedback-you-hate-to-give)