We kunnen er niet meer om heen: de boodschap voor de komende periode is om maximaal thuis te werken. Terecht in deze tijden als we ‘social distancing’ moeten garanderen. Als dit nu kan? Dan moet dit technisch toch ook al langer mogelijk zijn? Dan hadden we al langer de files kunnen verminderen en voor sommige medewerkers de balans in hun leven verbeteren. Waarom is er altijd een crisis nodig om iets fundamenteels te veranderen?
We praten al meer dan 20 jaar over Het Nieuwe Werken (HNW). De laatste jaren zien we in de grotere ondernemingen stapsgewijs meer openheid inzake thuiswerk en afstandswerk. Toch is er nog een zeer groot verschil met de zelfstandigen en kleinere organisaties die veel bewuster vanop eender welke locatie werken vandaag en hierin elke dag een bewuste keuze maken. Zij spreken ook veel meer over CoWork dan thuiswerk of telewerk.
Grotere bedrijven hebben het thuiswerk maar stapsgewijs ingezet. Vaak met regels van maximaal 1 of 2 dagen per week, onder het mom van de continuïteit of belemmering vanuit vakbondsonderhandelingen. Op dit moment zijn echter noodgedwongen mede door het CORONA-virus de Business Continuity Plannen (BCP’s) uit de kast gehaald en in een mum van tijd aangescherpt. Er ontstaan sinds de eerste preventiemaatregelen voor onze gezondheid van eerst 10 en later 13 maart ll. regimes waarbij week om week thuis gewerkt wordt en daarna op kantoor, anderen dienen plots continu thuis te werken. Waar geen afhalingen of leveringen strikt noodzakelijk zijn, worden ook geen externe bezoekers meer toegelaten. Een overleg wordt opgevangen via zoom, skype, webex, hangouts, bluejeans, gotomeeting, … . Noem maar op! Absoluut terecht! Maar plotseling mag een hele groep medewerkers dan wel dagen na elkaar thuis werken. Zelfs zonder dat dit deel uitmaakt van een langetermijnvisie. Uiteraard wordt het nog even afwachten wat de impact is op de productiviteit, op de persoonlijke energiebalans, op de collegialiteit en het teamgevoel, enz..
Wat is de feedback van de medewerkers inzake thuiswerk?
De eerste signalen van medewerkers zelf zijn heel divers. De ene mist zijn collega’s extreem hard en wil deze situatie zo snel mogelijk opgelost zien. De andere kan zich niet concentreren doordat die telkens geconfronteerd wordt met de familie rondom. Nog een andere geeft net aan dat die zoveel energieker blijft door dat gebrek aan verplaatsingen. Weer iemand anders wordt zo blij van die powernap tijdens de middag en kan tijdens video conferences veel meer gefocust blijven dan bij gewone vergaderingen. Ze zijn trouwens korter en to-the-point. En heel wat mensen geven aan dat door 5 dagen na elkaar noodgedwongen het werk anders te moeten organiseren plots nieuwe mogelijkheden opduiken, die ze anders nooit gezien hadden én die het werk veel efficiënter maken.
Hoe komt dit? Ook hier moeten we zeker respecteren dat iedereen anders is. Geef toe, de zogenaamde “kantoortuinen” leveren voor sommigen ook teveel prikkels op waardoor ze mindere resultaten neerzetten. Anderen hebben dit net (in meer of mindere mate) nodig om gefocust te kunnen blijven. Ook het omarmen van verandering doet iedereen op zijn / haar eigen tempo. We zijn er zeker van dat degenen, bij wie het eerst niet zo fijn is om op afstand te werken, na een tijd óók nieuwe mogelijkheden gaan ontdekken, die ze nadien gaan blijven toepassen.
Waarom geeft men de medewerker niet sowieso het vertrouwen om zelf te bepalen wat het best zou kunnen werken? Iedereen weet uit ervaring dat verplaatsing tijdverlies is, dat geconcentreerd werken de focus versterkt en beter/sneller resultaten oplevert.
Bij Creando zijn we in 2010 – meteen van bij de start – uitgegaan van digitaal (papierloos) en plaatsonafhankelijk werken. Vandaag zijn we hier echt bedreven in! Eender waar, eender wanneer creëren we of zoeken we voor onszelf de juiste plek om ons werk aan te pakken. Dat houdt ons niet alleen gefocust, maar houdt ook de fun erin!
Hoe kijken de leidinggevenden naar de thuiswerkers?
Het vraagt een hele ommezwaai in onze manier van leidinggeven. Onze leidinggevenden moeten veel meer resultaatgericht gaan sturen, doelstellingen geven die de strategie écht weerspiegelen, gerichte en frequente feedback geven, er zijn als coach voor hun team, … Op die manier gaan ze hun medewerkers verantwoordelijkheid en vertrouwen kunnen geven. Dit maakt dat er veel meer gedrevenheid én verantwoordelijkheidszin ontstaat. Medewerkers gaan de vrijheid op de juiste manier gebruiken binnen een bepaald kader én verantwoording afleggen, waardoor het resultaat voorop zal staan.
Geen eenvoudige klus! Dat is waar. We zouden hier nu echter wel eens in een stroomversnelling kunnen komen. En dat is maar goed ook.
Want de nieuwe generatie vraagt vertrouwen van hun leidinggevende, wil impact hebben en zoekt naar zingeving in elke opdracht. Zij hebben nood aan een leidinggevende die hen richting kan geven, kan sturen naar de kwaliteit van het verwachte resultaat en de leercurve in de weg naar het resultaat begrijpt, niet aan iemand die enkel kijkt naar cijfers en aanwezigheden controleert.
Dit vraagt om volwaardige people managers en daar wringt soms het schoentje. Er zijn nog steeds veel leidinggevende die geen echte people manager zijn, ze zijn in die positie gezet vanwege anciënniteit, hun expertise, … en al te vaak hebben ze zelf geen goed voorbeeld gehad om van te leren. Kun je ze het dan kwalijk nemen?
Gebruiken we wel de juiste technologische hulpmiddelen?
De digitale transformatie is fundamenteel vandaag. We moeten af van papier, we hebben nood aan duidelijke procesflows waar medewerkers mee aan de slag kunnen en die digitaal gestuurd worden. Alle technische tools zijn vandaag op de markt aanwezig om dit waar te maken. Maar de technologie is niet alleen een enabler hiervoor, in bepaalde gevallen is het zelfs een blok aan je been:
- toestellen waar we mee werken bevatten lokale data, verbindingen met lokale opslag- componenten, beveiliging zit vaak fysiek op de toestellen, …
- de verbinding met het bedrijfsnetwerk, de bandbreedte (kunnen wel allemaal vanop afstand inloggen?), de authenticatie & autorisatie naar applicaties & data, …
- de back-office systemen die vaak hopeloos verouderd zijn
- de te beperkte digitale kennis bij de eindgebruikers, al gebruiken ze dagelijks webbrowsers, MS office, …
- de nieuwe technologieën die ingezet worden in de front/mid-office om maximaal de data te ontsluiten en klanten toegang te geven, zijn vaak zelfs niet voor 60% afgewerkt en gekoppeld omdat aan de andere kant al te vaak verouderde systemen zitten die niet open zijn of dit gewoon niet aankunnen
- ….
Qua infrastructuur zit het nog veel dieper geworteld. We stellen vast dat de klassieke sectoren onder het mom van veiligheid voor alles alle fysieke beveiligingen koppelen aan de persoon (smartcards, paswoorden, authenticatie, …) en het fysieke toestel (afscherming van software, gesloten systemen, …). Hier zijn drastische wijzigingen vereist om de security, authenticatie en autorisatie op een totaal andere manier te organiseren los van eender welk fysiek element. Zelfs hier zijn er echt knappe oplossingen beschikbaar in de cloud. Kijk maar hoe de grote spelers als Google, Apple, Facebook, Netflix ons toegang geven tot data, data laten delen met anderen, betalingen uit te voeren, … .
Als organisatie moeten we nu eens echt afstand nemen van die verouderde systemen en durven vernieuwen. Maar we hebben dan wel nood aan medewerkers die conceptueel kunnen denken en deze oplossingen vorm kunnen geven. De markt heeft behoefte aan IT-ers die meegaan in deze evolutie en beseffen dat de inhoud van hun functie drastisch zal veranderen. Ze moeten minder code genereren, maar meer meedenken hoe standaard producten en services geïntegreerd kunnen worden voor de best-fit oplossing binnen hun organisatie.
Wij vermijden liever de term thuiswerk of telewerk. We moeten gewoon eender waar kunnen werken vandaag. Daarom spreken we ook liever over afstandswerk!
Bekijk de verandering eens door een andere bril!
Gelukkig stellen we vast dat die organisaties die daar echt mee bezig waren, zeer snel hebben kunnen opschalen om iedereen van thuis uit te laten werken.
Dat bewijst dat we geen vrees moeten hebben voor innovatie, vernieuwing en verandering. Die digitale transformatie is tegelijk een noodzaak én een zegen: een must voor het DC/MT of de KMO-bedrijfsleider om actief mee bezig te zijn. Het kan echter niet zonder de mensen goed te begeleiden in dit proces en er gebruik van te maken dat iedereen in de organisatie ideeën kan én zal hebben die relevant zijn en die ingepast kunnen worden in dit traject. Digitalisering is immers verweven in het leven van ons allemaal. Bovendien krijg je zo meteen een draagvlak in de organisatie.
Let wel op: al te vaak wordt de verandering net geblokkeerd door diezelfde leidinggevenden! Uit vrees voor hun eigen rol, verantwoordelijkheden of jammer genoeg ook door een gebrek aan vaardigheden en inzichten.
Laat ons hopen dat we na het CORONA-tijdperk waar we ons nu in bevinden verder werken, op basis van wat we nu hebben leren kennen aan mogelijkheden, wat we momenteel trachten te verbeteren aan onze interne werking én wat iedere medewerker ervaart als de juiste work-life balans voor zichzelf. Hopelijk draaien we dit niet allemaal terug eenmaal als het virus afgewend is. Bewust de verbeteringen meenemen, daar ligt de toekomst. Zo heeft deze moeilijke situatie ook haar meerwaarde geleverd, het geeft ons inzicht dat we het werk anders moeten organiseren, onafhankelijk van plaats en tijd.
We leveren bovendien hiermee een structurele bijdrage aan de samenleving doordat:
- medewerkers hun eigen werkbalans beter leren bewaken
- leidinggevenden aan maturiteit winnen en veranderingen realiseren
- er rust ontstaat doordat we allemaal minder verplaatsingen moeten ondergaan
- de files worden afgebouwd in onze omgeving
- het openbaar vervoer ademruimte krijgt om structureel te verbeteren
- het levert zelfs een meerwaarde voor de klimaatzaak, dan zijn we pas echt bezig met maatschappelijk verantwoord ondernemen
- slapende opties en de digitale innovatie plots kan aangewend worden
- er meer technologische oplossingen tot stand komen die ons eigen economisch weefsel weer op hun beurt stimuleren
- …
Kortom de balans in ons leven gaat onze intrinsieke motivatie echt verhogen. Laat ons ook realistisch zijn en niet enkel over telewerk en thuiswerk spreken, maar over afstandswerk. We moeten onze medewerkers na het CORONA tijdperk ook de kans geven om samen met collega’s af te spreken in zogenaamde CoWorking hotspots. Deze locaties, zijn in de eigen buurt én bieden faciliteiten alsof je op kantoor bent en stimuleren ook het sociale aspect en kennisdeling. Kortom het is stimulerend en maakt je slimmer!
Onze uitdaging is dan ook om vandaag te leren, te sensibiliseren en vooral te evalueren welke oplossingen we straks zeker moeten behouden op langere termijn! Daarom spreken we nu beter om werk te maken van Het Nieuwe Leven (HNL), door te leren van continu thuiswerk!
Is jouw bedrijf klaar voor afstandswerk?
Creando staat je graag met raad en daad bij.
